ERP項(xiàng)目，想得深才能走得遠(yuǎn)！
在ERP項(xiàng)目中，要做到在項(xiàng)目實(shí)施的未雨綢繆，不會出現(xiàn)亡羊補(bǔ)牢的情況就需要項(xiàng)目管理和實(shí)施人員在項(xiàng)目推進(jìn)過程中隊下面的階段進(jìn)行預(yù)測，把握好發(fā)展的趨勢，掌握項(xiàng)目的主動權(quán)。下面就提出一些建議，供大家討論。希望對大家有用。
ERP項(xiàng)目可以根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，分為項(xiàng)目立項(xiàng)、需求調(diào)研、業(yè)務(wù)流程重組、模擬運(yùn)行、并向運(yùn)行、正式上線等幾個階段。其實(shí)不同的企業(yè)，雖然有各自的特性，但是也存在著一些普遍的問題。有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理員，對各個階段普遍存在的問題有深入的了解。此時他們就可以預(yù)先采取措施，針對這些問題采取應(yīng)對措施。而不會等到問題真的發(fā)生了，再來解決。掌握各個階段所存在的普遍問題就是做好ERP項(xiàng)目未雨綢繆的首要工作。
如以業(yè)務(wù)流程重組為例，可能存在著如下幾個共性的問題。
1、企業(yè)對于自身的流程過于自信。
由于缺乏外在的參考，用戶會認(rèn)為自己所采用的流程是合理的，要求系統(tǒng)的安全按照自己的流程來走，排斥業(yè)務(wù)流程重組。針對這種障礙，實(shí)施顧問該如何應(yīng)對？筆者認(rèn)為，實(shí)施顧問應(yīng)該將企業(yè)現(xiàn)在使用的業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行對比，向用戶說明如果繼續(xù)沿用企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，可能存在這些風(fēng)險。利用具體的數(shù)據(jù)來說話，而不是片面的強(qiáng)調(diào)讓用戶遵循系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程。企業(yè)管理者上ERP系統(tǒng)也是為了改善企業(yè)現(xiàn)有的管理水平。如果他們能夠切實(shí)的認(rèn)識到現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程存在的漏洞，相信他們能夠欣然的接受新的流程。
2、新流程的從接受到熟悉需要有一個過程。
企業(yè)使用了ERP系統(tǒng)的新流程之后，由于不熟悉等原因，比較容易出差錯。如果實(shí)施顧問能夠意識到這個問題，那么就可以采取一些未雨綢繆的措施。如在模擬運(yùn)行時，會有針對性的多設(shè)計一些新流程的業(yè)務(wù)。讓用戶多操練幾次，以熟悉新的流程。在后續(xù)并向運(yùn)行時，也會指導(dǎo)項(xiàng)目管理員，多多跟蹤這些新的流程，以督導(dǎo)用戶按新流程來操作，避免舊病復(fù)發(fā)。
3、提醒用戶更改原有的管理制度。
通常情況下企業(yè)在上ERP項(xiàng)目之前，已經(jīng)有完整的業(yè)務(wù)流程文檔。在實(shí)施ERP項(xiàng)目時，如果對原有的流程做出了新的調(diào)整，那么就一定要及時調(diào)整原先的業(yè)務(wù)流程文檔，做到讀、寫、做一致。以免在后續(xù)培訓(xùn)時，出現(xiàn)互相矛盾的地方。
以上提的這些內(nèi)容都是在業(yè)務(wù)重組環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)錯誤的事情。項(xiàng)目管理員只要能夠意識到這些內(nèi)容，那么就可以在項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)中，采取預(yù)防措施來避免這種情況?，F(xiàn)在不少ERP軟件提供商提出了標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的口號。其實(shí)其核心的內(nèi)容就是將每個環(huán)節(jié)必須要做的內(nèi)容以書面的形式規(guī)定下來。與筆者談的思想是一致的。
人與人的溝通，由于文化背景的差異，往往會存在誤解。A說的話，B聽起來可能是另外一種含義。在日常生活中，這種情況也非常普遍。針對這種情況，實(shí)施顧問或者項(xiàng)目管理員，應(yīng)該采取什么樣的未雨綢繆的措施呢？
1、盡量采取更多的輔助證據(jù)。
如在需求調(diào)研過程中，用戶會提出各種各樣的報表要求。如果只憑用戶說，實(shí)施顧問記，可能記不全，或者會對用戶說的內(nèi)容存在歧義。此時就應(yīng)該采取更多的輔助證據(jù)。如用戶已經(jīng)有現(xiàn)成的報表了，那么可以像他們要一份。如果沒有的話，那么可以讓用戶先在Excel表格中設(shè)計好然后再給我們。有時候用戶說了一個小時，說的口干舌燥，還不如一份表格能夠說明問題。
2、說完后讓用戶進(jìn)行重新確認(rèn)。
在收集用戶的需求時，即使對于同一個問題，大家你一言、我一言，會提出各自的需求。但是有可能會有相互矛盾的地方，或則說可能某些內(nèi)容還沒有考慮到。筆者在進(jìn)行需求調(diào)研時，會將用戶的需求都一五一十的記錄下來，整理好。然后再讓用戶去簽字確認(rèn)。
用戶在簽字時，會對自己所說的內(nèi)容再梳理一遍。有不準(zhǔn)確的地方可以進(jìn)行及時修改或者有歧義的地方進(jìn)行再次確認(rèn)。這就相當(dāng)于一個審核的過程。通過這個確認(rèn)，可以在一定程度上消除溝通上的誤區(qū)，讓實(shí)施顧問了解用戶內(nèi)心的真實(shí)意圖。
